Secretária

Responsabilidades / Processos de Atuação / Atividades Diárias

Assessorar a Gerência Geral, Diretoria e Conselhos, prestando suporte administrativo e organizacional às demandas institucionais.

Organizar agendas, compromissos, reuniões, visitas e eventos corporativos, garantindo alinhamento entre os participantes e otimização do tempo.

Agendar, confirmar e acompanhar reuniões presenciais e virtuais, providenciando estrutura, materiais e suporte necessário.

Secretariar reuniões de diretoria, conselhos, gerências e comissões, realizando registros, elaboração e distribuição de atas.

Redigir, revisar e encaminhar documentos institucionais, como e-mails, memorandos, ofícios, comunicados e correspondências em geral.

Controlar e monitorar prazos de respostas de ofícios, documentos oficiais e demais demandas administrativas.

Organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitais, assegurando fácil rastreabilidade e confidencialidade das informações.

Preparar pautas, materiais de apoio, apresentações e documentos necessários para reuniões e eventos institucionais.

Reservar salas e organizar infraestrutura necessária para reuniões, treinamentos e encontros corporativos.

Coordenar a logística de viagens corporativas, incluindo emissão de passagens, reservas de hospedagem, transporte e demais providências relacionadas.

Recepcionar e direcionar visitantes, fornecedores e parceiros institucionais, garantindo atendimento cordial e alinhado aos padrões institucionais.

Filtrar ligações, demandas e informações estratégicas, priorizando assuntos conforme grau de urgência e relevância.

Manter sigilo e zelar pela confidencialidade de documentos, informações estratégicas e assuntos institucionais.

Apoiar na organização e controle de documentos relacionados aos Conselhos Superior, Curador e Fiscal.

Elaborar relatórios, planilhas e controles administrativos para suporte à tomada de decisão da gestão.

Intermediar comunicação entre diretoria, lideranças e demais áreas institucionais, promovendo alinhamento e fluidez das informações.

Auxiliar na organização de eventos institucionais, assembleias e reuniões estratégicas.

Responsabilidades / Atividades Esporádicas

Executar demais atividades administrativas correlatas à função, conforme necessidade institucional.